In der Regel findet mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft statt. Tagungsordnungspunkte der immer nicht öffentlichen Versammlung sind etwa die Diskussion über Nutzung und Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, Entscheidungen über bauliche Veränderungen, die Verabschiedung von Nachforderungen und neuen Vorauszahlungen sowie die Bestellung (oder Abberufung) des Verwalters und ggfs. seine Entlastung für das letzte Wirtschaftsjahr. In begründeten Sonderfällen kann es darüber hinaus auch zu weiteren Versammlungen kommen. Der Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V. (kurz: VDIV-RPS) erklärt, welche Themen die Einberufung einer zusätzlichen Veranstaltung rechtfertigen und welche gesetzlichen Aspekte es dabei zu beachten gilt.
In Ausnahmen kann es innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft notwendig werden, kurzfristig über elementare Themen zu diskutieren und damit nicht bis zur nächsten regulären Versammlung zu warten. Um dringende Beschlüsse zeitnah herbeizuführen, muss zu diesem Zweck eine außerordentliche Versammlung aller Eigentümer einberufen werden. Das Wort „außerordentlich“ unterstreicht bei derartigen Versammlungen das Ziel, keine alltäglichen Anliegen (Ruhestörungen, ausbleibende Reinigungsdienste o.ä.) zu behandeln; im Blickpunkt stehen ausschließlich Themen von besonderer Brisanz und Wichtigkeit, die schnelle Entscheidungen der Eigentümer verlangen. Tagesordnungspunkte sind beispielsweise plötzlich eintretende Beschädigungen am Gemeinschaftseigentum (u.a. Mängel an Fassade, Dach oder Leitungen), deren fachgerechte Beseitigung, sowie die Einleitung weiterer Maßnahmen zur Vermeidung von Folgeschäden in der Zukunft. Die Versammlung thematisiert in diesem Zusammenhang auch rechtliche und finanzielle Folgen, unter anderem die Einhaltung der Verkehrssicherungspflicht bei Gebäudeschäden, die Kostenübernahme zur Schadensregulierung und die damit verbundene Notwendigkeit einer möglichen Sonderumlage. Auch Schwierigkeiten mit der aktuellen Verwaltung, sei es durch eine zögerliche Umsetzung von Beschlüssen oder anderweitige Punkte, können Gegenstand einer außerordentlichen Eigentümerversammlung sein. Frank Hennig, Vorstandsmitglied im VDIV-RPS: „Alle Beteiligten sollten immer abwägen, ob das jeweilige Anliegen eine Einberufung wirklich notwendig macht. In der Regel ist eine außerordentliche Versammlung mit Aufwand für die Eigentümer und die Verwaltung, sowie erheblichen Kosten verbunden. Das beginnt bei der Anmietung von Tagungsräumen, der Anreise der Teilnehmer zum Veranstaltungsort und reicht bis zu den anfallenden Verwaltergebühren für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer zusätzlichen Versammlung. Geht es um die Abwendung und Regulierung von Schäden am Gemeinschaftseigentum, macht eine außerordentliche Eigentümerversammlung allerdings oftmals Sinn, da eine alternative Entscheidungsfindung per Umlaufbeschluss – je größer die WEG ist – selten zu einem zufriedenstellenden Ergebnis führt. Hier wäre nämlich grundsätzlich immer die Zustimmung ALLER Miteigentümer in Textform erforderlich.“
Die Befugnis für die Einberufung einer außerordentlichen Versammlung hat die jeweils bestellte Verwaltung und bei deren Untätigkeit hilfsweise – falls vorhanden – der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss bestimmter Eigentümer. Auch auf Verlangen von mehr als 25 % aller Eigentümer ist zu einer zusätzlichen Versammlung einzuberufen. Der organisatorische Ablauf im Vorfeld entspricht dem Verfahren einer regulären Versammlung: Die Einladung hat in Textform zu erfolgen, die Einladungsfrist von drei Wochen darf auch nur bei besonderer Dringlichkeit verkürzt werden. Am Versammlungstag übernimmt die jeweilige Verwaltung die Leitung der Veranstaltung, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen. Zur Beschlussfähigkeit ist seit dem 01.12.2020 keine Mindestanwesenheit der Eigentümer – persönlich oder per Vollmacht – erforderlich. Sämtliche Entscheidungen sind von der zuständigen Verwaltung in einer Niederschrift und zusätzlich in der Beschlusssammlung festzuhalten. Werden auf einer außerordentlichen Versammlung Beschlüsse, beispielsweise bezüglich dringend einzuleitender Reparatur- oder Sanierungsmaßnahmen getroffen, ist es die Aufgabe des Verwalters, die notwendigen Arbeiten schnellstmöglich in die Wege zu leiten.
Quelle Text/Bild:
Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e. V.
grunwald media • Jan Grunwald
Mittelstraße 42
68169 Mannheim
www.vdiv-rps.de
Kaiserslautern, 19.02.2024
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