Je komplexer ein Produkt ist, das ein Unternehmen entwickelt, desto mehr Anforderungen müssen für ein einwandfreies Endergebnis berücksichtigt werden. Für eine effiziente Verwaltung dieser Anforderungen sorgen Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger mit den Softwarelösungen ihrer OSSENO Software GmbH. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kommunikationsschwierigkeiten sich aus einem ineffizienten Anforderungsmanagement ergeben, warum Mitarbeiter, die als Single Source of Truth fungieren, problematisch sind und warum ohne die transparente Zugänglichkeit zu Informationen Anforderungen nicht sinnvoll berücksichtigt werden können.
Bei der Entwicklung neuer Produkte ergeben sich immer wieder Aspekte, die Einfluss auf den Entwicklungsprozess nehmen. Das können sicherheitsrelevante Details sein, rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen oder Einschränkungen, die sich aus dem verwendeten Material ergeben. Diese Anforderungen werden im sogenannten Anforderungsmanagement verwaltet und organisiert. In vielen Unternehmen werden hierfür jedoch immer noch veraltete und Softwarelösungen eingesetzt, die nicht für den vorgesehenen Zweck geeignet sind, teilweise sogar schlichte Word-Dokumente oder Excel-Tabellen, die ein effizientes und kollaboratives Arbeiten annähernd unmöglich machen. „Ein ineffizientes Anforderungsmanagement behindert den Entwicklungsprozess. Es kostet jeden Tag Unmengen an Zeit und verursacht dadurch natürlich auch unnötige Kosten“, erklärt Dr. Sebastian Adam, Experte für Softwarelösungen im Anforderungsmanagement.
„Bei der OSSENO Software GmbH haben wir es uns deshalb zum Ziel gemacht, Unternehmen mit effizienten und individuellen Softwarelösungen zu unterstützen. Diese erleichtern die Zusammenarbeit, erhöhen die Transparenz und befähigen dadurch die Mitarbeiter, sich auf das zu konzentrieren, was ihre eigentliche Aufgabe ist, nämlich die Entwicklung“, führt der Geschäftsführer der OSSENO Software GmbH weiter aus. Während er selbst an den Features der Software ReqSuite® RM arbeitet, ist sein Partner, Wirtschaftswissenschaftler Lukas Schönberger, vor allem für die Betreuung der Unternehmen zuständig. Welche typischen Symptome auf Ineffizienzen im Anforderungsmanagement verweisen und wie Unternehmen sie aufspüren, haben Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger im Folgenden zusammengefasst.
1. Fehlende „Single Source of Truth“ (SSOT)
In der Projektarbeit oder während Entwicklungsprozessen stehen Mitarbeiter kontinuierlich vor verschiedenen Anforderungen, die sie in ihre Entscheidungen und Prozesse einbeziehen müssen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort vorliegen und von allen beteiligten Mitarbeitern eingesehen werden können. Zu diesen wichtigen Daten zählen unter anderem sämtliche Informationen über Anforderungen wie Änderungen und ihre entsprechenden Versionen oder detaillierte Angaben zu den Querverbindungen und Abhängigkeiten, die durch eine Änderung beeinflusst werden. Insbesondere für neue Mitarbeiter oder im Fall einer Projektübergabe wird der Nutzen dieser SSOT, kurz für „Single Source of Truth“, ersichtlich, da er ein Zurechtfinden im Projekt samt Fortschritt deutlich vereinfacht. Gibt es jedoch keine „Single Source of Truth“, müssen sich nicht eingearbeitete Mitarbeiter durch unzählige Dokumente und Dateien wühlen, um alle relevanten Informationen zusammenzusuchen, Zusammenhänge zu verstehen und einen Überblick über die eigentlichen Angaben zu bekommen. Die Folge sind neben einem enormen Zeitverlust auch verzögerte Arbeitsabläufe – außerdem sinkt die Motivation der neuen Mitarbeiter, bevor diese überhaupt mit der eigentlichen Arbeit angefangen haben.
2. Ein Mitarbeiter gilt als SSOT im Unternehmen
In manchen Unternehmen ist die SSOT kein übersichtlicher, zentraler Ort, sondern ein Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung, der als Ansprechpartner bei allen Fragen gilt. Diese Arbeitsweise ist allerdings aus zwei Gründen ineffizient: Zum einen wird der entsprechende Mitarbeiter häufig aus seinen eigentlichen Tätigkeiten herausgerissen, weil er Fragen zu Abläufen oder Verknüpfungen von Anforderungen beantworten muss. Zum anderen wird er dadurch aber auch unersetzbar, was mit einem erhöhten Organisationsaufwand für das Unternehmen einhergeht. So muss sein Urlaub beispielsweise sorgfältig geplant werden – und auch im Krankheitsfall haben die übrigen Kollegen keinen Ansprechpartner. Außerdem haben neue Mitarbeiter keine Chance, sich selbstständig projekt- oder unternehmensrelevantes Wissen anzueignen. In vielen Fällen führt der SSOT-Status zudem zu einer Überlastung des entsprechenden Mitarbeiters.
3. Fehlende Transparenz bezüglich der Anforderungen
Damit das Anforderungsmanagement effizient ist, müssen alle bisher formulierten Anforderungen transparent einsehbar sein. Nur so können verschiedene Mitarbeiter abschätzen, ob eine bestimmte Anforderung bereits erfasst und in allen denkbaren Ausprägungen beschrieben wurde. Bei der Arbeit mit Word- oder Excel-Dokumenten ist hingegen häufig unklar, welche gespeicherte Version die neueste ist und wo genau diese nun zu finden ist. In der Flut von Dokumenten ist es daher keine Seltenheit, dass Informationen zwischen den einzelnen Abteilungen verloren gehen beziehungsweise mit veralteten Dokumentenversionen und somit veralteten Informationen oder Anforderungen gearbeitet wird.
4. Das Testing verläuft nicht zufriedenstellend
Auch das Testing in einem Unternehmen kann Aufschluss darüber geben, wie effizient dessen Anforderungsmanagement ist. Einen Hinweis auf Ineffizienzen geben beispielsweise viele Rückfragen seitens der Tester. Das deutet darauf hin, dass die Anforderungen unklar definiert wurden. Spätestens bei Testings, die auf Basis des Bauchgefühls durchgeführt werden, weil objektive Kriterien fehlen, sollte sich ein Unternehmen Gedanken machen. Die Ergebnisse solcher Testdurchläufe sind dementsprechend kaum aussagekräftig, weil nicht gewährleistet wird, dass alle denkbaren Szenarien abgedeckt wurden. In solchen Fällen werden die Anforderungen dann manchmal im Nachhinein ergänzt. Dies trägt jedoch nicht zur Verlässlichkeit der Testergebnisse bei. Spätestens jetzt sollten sich Verantwortliche also die Effizienz des eigenen Anforderungsmanagements vor Augen führen.
5. Abteilungen arbeiten nicht effektiv zusammen
Ein ineffizientes Anforderungsmanagement erschwert oder behindert darüber hinaus die effektive Zusammenarbeit mehrerer Teams oder Abteilungen. Man erkennt dies an fehlenden Möglichkeiten, sich untereinander abzustimmen. Das führt schließlich zu unerwarteten Herausforderungen, daraus resultierenden notwendigen Änderungen mit hoher Tragweite, dadurch entstehendem Mehraufwand und letztlich auch Zeitdruck. Wie weitreichend die Konsequenzen sein können, wird am folgenden Beispiel deutlich: Angenommen, die Softwareabteilung in einem Unternehmen stellt fest, dass eine größere Platine verbaut werden muss. Eine solche benötigt entsprechend mehr Platz im Gehäuse. Wird diese Information der Hardware-Abteilung vorenthalten, entwickelt diese ein Gehäuse, das nicht genutzt werden kann. Nun muss unter Zeitdruck nachgebessert oder sogar von vorne gestartet werden.
6. Die Kommunikation mit Stakeholdern verläuft schleppend
Bei der Entwicklung neuer Produkte ist nicht nur das Unternehmen selbst involviert, sondern auch der Kunde, der das Produkt in Auftrag gegeben hat. Ein ineffizientes Anforderungsmanagement kann sich auch an dieser Stelle negativ bemerkbar machen und die Kommunikation mit den Stakeholdern negativ beeinflussen. Anfragen der Stakeholder werden unnötig verzögert beantwortet, weil zuerst intern geprüft werden muss, ob der Kundenwunsch tatsächlich realisierbar ist. Da die dazu notwendigen Informationen nicht gebündelt vorliegen und erst zusammengesucht werden müssen, führt dies zu Verzögerungen und Unsicherheit bei den Mitarbeitern, die in der Kommunikation mit den Stakeholdern inkompetent wirken. Es kann nicht agil auf die Kundenwünsche reagiert werden – die Folge ist früher oder später ein Vertrauensverlust auf Kundenseite.
Unternehmen, die derlei Symptome in ihrem Unternehmen entdecken, sollten sich schnellstmöglich darum kümmern, Optimierungen durchzuführen und die Ineffizienzen zu eliminieren. Nur so ist es am Ende möglich, das Anforderungsmanagement optimal zu gestalten.
Möchten auch Sie das Anforderungsmanagement in Ihrem Unternehmen auf ein neues Level heben und von dadurch freigewordenen Kapazitäten profitieren? Dann melden Sie sich jetzt bei Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH und vereinbaren Sie einen Termin!
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67663 Kaiserslautern
www.osseno.com/de
Kaiserslautern, 04.03.2024
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